Ledningssystemet stärker kvalitetsarbetet

Vårdgivaren fastställer processer och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Ett ledningssystem gör det möjligt för ledningen att styra verksamhetens arbete, så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt på regional och verksamhetsnivå.

Ledning och styrning har en avgörande betydelse för att säkerställa att hälso- och sjukvården har rätt förutsättningar för arbetet med sjukskrivning och relaterad rehabilitering. Det försäkringsmedicinska arbetet ingår i regionernas samlade lednings-, planerings- och uppföljningsansvar, liksom annan vård och behandling. Det är viktigt att det försäkringsmedicinska ledningsarbetet prioriteras och att ledningen säkerställer att professionerna har rätt förutsättningar, rätt kompetens, tillräckligt med tid och styrande processer och rutiner för arbetet med sjukskrivning och relaterad rehabilitering.

Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård upprätthålls. Att det finns ett tydligt organisatoriskt uppdrag för ledning och styrning inom försäkringsmedicin har beskrivits som grundläggande för en kvalitetssäker, patientssäker och jämlik sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocess.

Ledningssystem

Ledningssystemet gör det möjligt för ledningen att styra verksamhetens arbete, så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet har betydelse för hur mål, verksamhetsplan, handlingsplaner, processer, aktiviteter, rutiner med mera blir kända och tillgängliga för hela verksamheten på ett logiskt sätt.

Regionen behöver ha en central organisation som ansvarar för ledning och styrning av arbetet med sjukskrivning och relaterad rehabilitering på alla vårdnivåer ner till enhets-, mottagningsnivå eller motsvarande, där patientmötet sker.

Arbetet med sjukskrivning och relaterad rehabilitering ingår i regionernas samlade lednings-, planerings- och uppföljningsverksamhet, på samma sätt som alla andra aspekter av vård och behandling.

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete regleras att

vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten (3 kap. 1 §).
vårdgivaren ska även med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten (3 kap. 2 §).
vårdgivaren ska ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten (3 kap. 3 §).

Definition av kvalitet

Att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter.

Källa: 2 kap. 1 § Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Processer och rutiner

Upprättade och fastställda processer och rutiner är grundläggande för att säkerställa en kvalitetssäker, patientsäker och jämlik vård.

Vårdgivarens säkerställer att det finns processer och rutiner som behövs för att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Regionen säkerställer att det finns en central organisation som ansvarar för ledning och styrning av det försäkringsmedicinska arbetet på alla vårdnivåer ner till enhets-, mottagningsnivå eller motsvarande, där patientmötet sker.

Vårdgivaren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Det kan handla om att fastställa exempelvis rutiner för utfärdande av intyg. Fastställda rutiner kan även handla om hur:

den försäkringsmedicinska bedömningen genomförs
sjukskrivningen planeras och följs upp
behovet av koordineringsinsatser identifieras
KVÅ-koder tillämpas och registreras.

Uppföljning av dessa områden kan inkluderas i respektive verksamhets vanliga kvalitets- och förbättringsarbete. När ledningen följer verksamhetens utveckling och efterfrågar resultat av arbetet med sjukskrivning och relaterad rehabilitering signalerar ledningen att även det försäkringsmedicinska arbetet är prioriterat.

Anpassa ledningssystemet

Ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Vårdgivaren har ett organisatoriskt ansvar och planerar, leder och kontrollerar verksamheten så att den lever upp till kravet på god vård.

Det finns särskilda regler om vårdgivarens ansvar inom olika områden. Exempelvis att:

ansvara för att det finns den hälso- och sjukvårdspersonal som behövs för att god vård ska kunna ges (5 kap. 2 § HSL).
anmäla verksamheten till vårdgivarregistret (2 kap. 1-2 §§ patientsäkerhetsförordningen (2010:1369) och 7 kap. 1-2 §§ PSL).
se till att verksamheten har ett ledningssystem med rutiner och processer för att verksamheten utifrån krav och risker ska säkerställa att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle (SOSFS 2011:9).
se till att det finns rutiner för hur patientuppgifter ska dokumenteras i patientjournaler (2 kap. 4 § patientdatalagen och 3 kap. 1-2 §§ HSLF-FS 2016:40).
utreda och anmäla händelser som kan leda till vårdskador (3 kap. 1-2 §§ PSL).

Samordning och samverkan

I ledningsarbetet ingår även att ta fram former och rutiner för samordning med andra verksamheter inom hälso- och sjukvård och samverkan med andra aktörer inom sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. På regional och verksamhetsnivå behöver det framgå av processer och rutiner hur samverkan med andra involverade aktörer ska bedrivas. Det är viktigt att hälso- och sjukvården vet vilka roller och uppdrag respektive aktör har, och när och hur de olika aktörerna behöver involveras.

Avvikelsehantering

Hälso- och sjukvårdens verksamheter ska ha rutiner för en ändamålsenlig avvikelsehantering. En avvikelse är något som avviker från normal rutin, tar tid eller är kostsam att rätta till, oavsett om det handlar om misstag, situationer som lett till eller kunnat leda till vårdskada, felaktigheter, merarbete eller tidsspillan.

Avvikelsehantering innebär att systematiskt identifiera, dokumentera samt rapportera negativa händelser och tillbud. Exempel på avvikelser:

brister i den försäkringsmedicinska bedömningen
intygsrelaterade brister
brister i vård och behandling
passiv sjukskrivning eller bristfällig uppföljning.

Uppgifter i utredning om händelse allvarlig vårdskada

Enligt 3 kap. 4 § i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2017:40) om vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete ska en utredning av en händelse som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada innehålla uppgifter om

händelseförloppet
när händelsen inträffade, uppmärksammades och rapporterades
vilka konsekvenser som händelsen har medfört eller hade kunnat
medföra för patienten
vårdgivarens analys och bedömning av bidragande och bakomliggande orsaker till händelsen.

Utredningen ska vidare också innehålla uppgifter om

vilka åtgärder som är beslutade och har vidtagits eller ska vidtas för
att förhindra att en liknande händelse inträffar igen eller för att begränsa
effekterna av en händelse som inte helt går att förhindra
vem eller vilka som ansvarar för att åtgärderna vidtas
när åtgärderna enligt tidplan ska vara vidtagna
vem eller vilka som ansvarar för uppföljningen av åtgärderna
hur hälso- och sjukvårdspersonalen har informerats eller ska informeras
om vårdgivarens analys och bedömning av händelsen i syfte att bidra till lärande och ökad patientsäkerhet.

Vårdgivaren säkerställer att det finns förutsättningar för att ta tillvara erfarenheter från avvikelsehanteringen. Detta för att underlätta fortlöpande utveckling och förbättring av verksamheten.

Avvikelserapportering och rapportering av vårdskador utgör en central del i patientsäkerhetsarbetet. All hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för att rapportera avvikelser på arbetsplatsen när de inträffar eller upptäcks.

Läs mer: Vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete – Handbok vid tillämpningen av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2017:40) om vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete (pdf)